Comment s'installer en tant que notaire créateur

S’installer en tant que notaire créateur constitue une étape décisive dans une carrière notariale. Ce projet ambitieux est encadré par une réglementation rigoureuse et requiert une planification méthodique. En tant que juriste confirmé, vous connaissez l’exigence de votre profession : une nomination officielle, des obligations légales strictes, et une déontologie irréprochable. Du choix de l’emplacement à la mise en place des infrastructures, en passant par la stratégie de développement de la clientèle, chaque décision revêt une importance stratégique. Cet article a pour objectif de vous guider à travers les différentes étapes de la création d’un office notarial, de la décision initiale à l’ouverture effective.

Où peut-on créer un office notarial ?

L’installation d’un office notarial repose sur une carte établie conjointement par le ministère de la Justice, le ministère de l’Économie et l’Autorité de la concurrence. Ce dispositif, encadré par la loi Croissance, définit les conditions d’implantation des notaires.

Cette carte permet de distinguer deux zones d’installation et fait l’objet d’une révision tous les deux ans.

• La zone d’installation libre : Ces zones permettent aux notaires de s’installer librement sans restriction. Elles sont définies en fonction des besoins démographiques et économiques. Il s’agit souvent de secteurs où la demande notariale est forte et où l’offre est insuffisante. Dans ces secteurs, toute demande de création d’office est automatiquement acceptée, à condition que le candidat remplisse les exigences professionnelles requises. Le candidat est alors nommé par le garde des sceaux.
• La zone d’installation contrôlée : Dans ces zones, l’implantation est soumise à des restrictions. L’Autorité de la concurrence, en collaboration avec les ministères de la Justice et de l’Économie, établit une carte indiquant les zones propices à l’installation de nouveaux offices. Ces zones sont généralement celles où la densité de notaires est déjà élevée et où toute nouvelle ouverture doit répondre à un besoin précis. Le but étant d’évaluer si l’ouverture d’un nouvel office risque de fragiliser les études existantes et d’altérer la qualité du service notarial.

Vous pouvez consulter la carte officielle des zones d’installation des offices pour la période 2023/2025, sur le site du Ministère de la Justice, afin de connaître les opportunités actuelles qui s’offrent à vous.

Comment créer un office notarial ?

1. Réaliser une étude de marché pour ouvrir son cabinet de notaire

Avant de lancer votre projet de création d’un office notarial, il est crucial de réaliser une étude de marché approfondie. Cela vous permettra de mieux comprendre l’environnement professionnel et d’anticiper les évolutions du secteur. Voici les principaux éléments à analyser :

• Analyse des offices dans votre zone cible : Étudier les pratiques des offices dans la région ciblée, leur mode d’exercice, leur clientèle cible et leur chiffre d’affaires. Attachez-vous à bien identifier les acteurs majeurs de votre zone d’installation, tel que les sociétés multi-offices.
• Tendances du marché notarial : Examiner l’évolution locale de la profession sous l’angle du marché immobilier de ses tensions actuelles, l’impact de la libéralisation et la digitalisation de votre métier.
• Spécialisation dans le droit notarial : Songer à vous différencier en vous spécialisant dans un domaine spécifique (droit des entreprises, conseil patrimonial, …) pour attirer une clientèle ciblée et vous créer un avantage concurrentiel.

2. Construire un business plan pour l’ouverture d’un office notarial

Le business plan est un outil clé pour réussir la création de votre office notarial, comme pour toute entreprise. Il présente en détail les objectifs de votre étude et les actions à entreprendre pour atteindre ces objectifs.

Voici les éléments à inclure dans votre business plan :

• Résumé exécutif du projet notarial : Présentation concise et percutante de votre projet, en mettant en avant les raisons de l’investissement dans un office notarial (maximum 2 pages).
• Présentation de l’équipe notariale : Détail des qualifications et des expériences de votre future équipe, associés, salariés ou clercs, en mettant l’accent sur la légitimité et la compétence de l’équipe.
• Étude de marché détaillée : Résumé des principales conclusions de votre étude de marché, avec une analyse des concurrents, de la demande et des tendances du secteur.
• Modèle économique du cabinet notarial : Décrire la structure du Chiffre d’Affaires de l’étude en prévoyant votre rémunération et sa forme. N’oubliez pas la fiscalité à ce stade en lien avec le choix suivant.
• Détaillez les tarifs régulés (émoluments) et les honoraires pour certaines prestations, ainsi que les sources de revenus principales en se basant sur les types d’actes de votre zone d’installation et leurs volumes constatés.
• Choix du statut juridique pour l’office notarial : Différentes structures juridiques sont possibles (Entreprise Individuelle, Société d’Exercice Libéral, Société Civile Professionnelle). A vous de choisir celle qui vous correspond le mieux.
• Prévisions financières pour l’office notarial : Inclure un compte de résultat prévisionnel, un plan de trésorerie et un plan de financement détaillé pour démontrer la rentabilité du projet.

3. Explorer les solutions de financement

Il existe plusieurs solutions de financement possibles pour la création de votre office notarial :

• Les prêts bancaires : Il est possible de contracter un prêt professionnel auprès des banques traditionnelles. Certaines banques proposent des offres spécifiques aux professions réglementées, avec des taux adaptés et des modalités de remboursement flexibles, vous pouvez faire appel à des courtiers qui vous conseilleront.
• Les aides et subventions : Certaines aides peuvent être disponibles pour aider à la création d’un office notarial, en particulier pour les jeunes notaires ou ceux installés dans des zones moins desservies. Il est recommandé de se renseigner auprès de la Chambre des Notaires ou de la Caisse des Dépôts et Consignations pour obtenir des informations sur les subventions ou prêts à taux zéro disponibles. D’autres aides peuvent être octroyées par l’État, les collectivités locales ou les chambres de commerce.
• Les partenariats avec d’autres professionnels du droit : S’associer avec d’autres notaires ou avocats peut permettre de mutualiser les coûts et de sécuriser l’investissement initial. Il est aussi possible de rejoindre une société d’exercice interprofessionnelle (SEI) regroupant plusieurs professions du droit.
• Le financement participatif et les investisseurs privés : Dans certains cas, un notaire peut même solliciter des investisseurs privés ou utiliser des plateformes de financement participatif pour compléter son budget.

L’Étape Clé : la nomination au Journal Officiel

1. Constitution du dossier de candidature

La création d’office notarial passe par le dépôt de votre candidature sur la plateforme officielle du ministère de la Justice : opm.justice.gouv.fr. La candidature doit préciser la zone choisie ainsi que la commune d’implantation souhaitée. Une seule demande est autorisée par zone, mais il est possible d’en formuler plusieurs dans des secteurs différents. Pour que la demande soit recevable, plusieurs pièces justificatives doivent être fournies :

• Justificatif d’état civil,
• Requête signée précisant la zone d’installation,
• Copie du diplôme notarial,
• Attestation de responsabilité civile professionnelle.

2. Validation par les autorités de régulation

Une fois le dossier soumis, il est examiné par plusieurs instances, dont le ministère de la Justice et le Conseil Supérieur du Notariat. Cette étape vise à vérifier que le candidat remplit toutes les conditions exigées par la loi. Les autorités s’assurent que le demandeur possède les qualifications requises, qu’il respecte les règles déontologiques de la profession et qu’il ne présente aucun conflit d’intérêt. Cette phase peut inclure des échanges supplémentaires pour fournir des documents complémentaires ou clarifier certains aspects du dossier.

Une fois l’ensemble des critères validés, le ministère de la Justice donne son approbation officielle.

3. Obtention de l’acte de nomination

Dans les zones très demandées, où le nombre de demandes dépasse le quota fixé par l’Autorité de la concurrence, un tirage au sort est organisé. Cela concerne la majorité des cas en pratique. Ce tirage au sort est organisé par le ministère de la Justice sous contrôle strict afin de garantir l’équité entre les candidats.

Les notaires sélectionnés reçoivent alors leur acte de nomination, signé par l’autorité compétente et publié au Journal Officiel de la République Française. Cette publication marque l’autorisation officielle d’exercer en tant que notaire indépendant. L’acte de nomination est un document légal indispensable qui confère au notaire son statut et ses prérogatives officielles.

Si un notaire est sélectionné à l’issue du tirage au sort, il doit confirmer son souhait de maintenir sa demande dans un délai de 10 jours francs via la téléprocédure du ministère de la Justice. L’absence de confirmation entraîne l’annulation automatique de toutes ses demandes en cours.

Mise en place de l’infrastructure

1. Trouver un local adapté

L’emplacement de l’office est un élément clé. Voici un aperçu des éléments à prendre en compte :

• Surface minimale : Il n’y a pas de réglementation stricte sur la surface minimale des locaux, mais il est généralement recommandé de disposer d’un espace suffisant pour accueillir les clients et gérer les documents juridiques en toute sécurité. Une surface de 30 à 50 m² peut être un bon point de départ, mais cela peut varier en fonction de la taille et du nombre de collaborateurs.
• Pièces minimales : Les locaux doivent comporter au minimum une salle d’accueil pour les clients, un bureau pour les notaires, et une salle pour les réunions privées (telles que les actes notariés). En fonction de la taille de l’office, plusieurs bureaux peuvent être nécessaires pour les collaborateurs (notaires associés, clercs, secrétaires).
• Accessibilité et confidentialité : Les locaux doivent être accessibles, notamment pour les personnes handicapées, et respecter les normes en matière de confidentialité des documents, notamment pour les actes notariés.
• Emplacement : L’emplacement est crucial pour la visibilité et l’accessibilité de l’office. Il est recommandé de choisir un emplacement proche des tribunaux, des mairies ou dans un centre-ville, où il y a une forte concentration de clients potentiels (particuliers, entreprises, etc.). Un local en étage peut être envisagé, mais il doit être facilement accessible (ascenseur, rampe pour les personnes handicapées).
• Raccordement télécoms : Enfin faite un point sur les accès internet disponibles à votre adresse, n’oubliez pas que comme toutes activité tertiaire, votre office à cruellement besoin de débit. Ainsi la fibre optique peut être disponible à une adresse mais pas à sa voisine. Contactez le service Client ADNOV, qui pourra vous renseigner à ce sujet.

2. Loyer et coût des locaux

Les loyers pour la location de locaux destinés à un office notarial varient largement selon la localisation (métropole vs province) et la superficie des locaux. Cette charge pèsera beaucoup dans vos frais de fonctionnement.

• Paris : Selon la localisation, le loyer peut varier entre 300 à 600 € par m², voire plus dans des quartiers prisés comme le Marais, le Quartier Latin ou les Champs-Élysées. Pour un local de 50 m², cela peut représenter entre 15 000 et 30 000 € par an.
• Grandes villes de province : Les loyers dans les grandes villes comme Lyon, Marseille, Bordeaux, ou Lille sont plus abordables que Paris, mais restent élevés. En moyenne, on peut s’attendre à des loyers autour de 150 à 300 € par m².
• Province (villes moyennes et petites communes) : Dans des villes de taille moyenne ou en zone rurale, les loyers peuvent être beaucoup plus accessibles. Par exemple, dans une ville comme Tours, Nantes ou Amiens, les loyers peuvent varier entre 100 et 200 € par m², soit entre 5 000 et 10 000 € par an pour un local de 50 m².

3. Autres coûts associés à l’installation

Au-delà du loyer, d’autres coûts sont à prévoir pour l’installation de l’office :

• Aménagement du local : En fonction de l’état du local, des travaux de rénovation ou d’aménagement peuvent être nécessaires. Cela inclut l’agencement des bureaux, la mise en place de systèmes de sécurité (alarme, coffre-fort pour les documents), et la décoration conforme à l’image professionnelle de l’office.
• Frais d’assurance : L’office devra souscrire une assurance professionnelle pour couvrir les risques liés à l’exercice de la profession (responsabilité civile professionnelle, assurance des locaux, etc.).
• Coûts d’équipement : L’achat de mobilier de bureau, de matériel informatique et juridique, ainsi que des logiciels de gestion notariale est également à prévoir.

4. Équipement et logiciels professionnels

Après avoir abordé les aspects relatifs aux locaux et à l’aménagement de l’office notarial, il est essentiel de se pencher sur les équipements et logiciels professionnels indispensables pour assurer le bon fonctionnement de l’activité notariale.

• Matériel indispensable : Un office notarial doit être équipé d’ordinateurs performants, d’imprimantes, de scanners, ainsi que de systèmes de sauvegarde sécurisés et redondants pour protéger les données sensibles.
• Logiciels spécialisés : L’utilisation de logiciels dédiés à la profession notariale est obligatoire pour assurer la gestion des actes, la comptabilité et les relations avec les institutions réglementaires. Parmi ces outils, on retrouve Clé REAL pour la rédaction et la gestion des actes, la connexion au Réseau Notarial, l’identifiant Id.Not pour l’accès aux services numériques de la profession et les solutions de visioconférence agréée pour les actes.
• Sécurisation des données : Les notaires traitent des informations sensibles. Il est donc primordial d’installer des dispositifs de cybersécurité avancés, incluant raccordement agrée par le Conseil Supérieur du Notariat, antivirus, EDR, chiffrement des données, authentification à double facteur. Pour vous aider dans ces démarches, ADNOV a mis en place un pack créateur afin de faciliter votre installation.
• Formation du personnel : Le personnel administratif doit être formé aux outils numériques et aux bonnes pratiques en matière de confidentialité et de gestion des dossiers clients.

Assurer la visibilité de son office notarial

1. Encadrement déontologique de la communication

La communication des notaires est soumise à des règles strictes dictées par le Règlement National des Notaires (RNN) et les principes déontologiques de la profession. Toute publicité ou action de communication doit être :

• Loyale et sincère, sans informations trompeuses ni comparaisons avec d’autres offices.
• Digne et respectueuse de l’image du notariat, sans slogans commerciaux agressifs.
• Conforme à l’intérêt du public, en mettant l’accent sur l’accessibilité et la transparence des services.
• Encadrée par la Chambre des Notaires, qui peut exiger des ajustements ou interdire certaines pratiques.

2. Création d’un site Internet professionnel

Un site web bien conçu est un outil incontournable pour un office notarial. Il doit :

• Présenter clairement les services (droit immobilier, droit de la famille, successions, etc.).
• Offrir un espace de prise de rendez-vous en ligne pour simplifier l’accès aux clients.
• Fournir des contenus pédagogiques sous forme d’articles, FAQ ou vidéos explicatives sur des sujets juridiques courants.
• Respecter les exigences légales, notamment en matière de protection des données (RGPD).
• Être optimisé pour le référencement (SEO) afin d’apparaître dans les recherches locales sur Google (exemple : « Notaire à Lyon spécialisé en droit des successions »).

3. Stratégies pour attirer et fidéliser une clientèle

Outre le respect de la déontologie et une présence digitale efficace, plusieurs stratégies permettent d’améliorer la visibilité et de renforcer la relation avec les clients :

• Le bouche-à-oreille : Un client satisfait recommandera naturellement un notaire. Mettre en place un suivi personnalisé et offrir un accompagnement clair renforce la satisfaction.
• Les avis en ligne : Encourager les clients à laisser des avis positifs sur Google et autres plateformes professionnelles peut considérablement accroître la notoriété.
• La participation à des événements locaux : Conférences, salons professionnels, journées portes ouvertes ou partenariats avec des acteurs locaux (agents immobiliers, experts-comptables) permettent d’élargir son réseau et de gagner en visibilité.
• La production de contenu sur LinkedIn : Partager des analyses juridiques ou des actualités liées au notariat sur LinkedIn permet de toucher un public plus large et de renforcer l’image d’expert.

Une communication bien pensée et respectueuse des règles déontologiques peut ainsi jouer un rôle clé dans le développement et la pérennité d’un office notarial.

Créer son propre office notarial est un projet ambitieux, mais parfaitement réalisable avec une préparation rigoureuse et les bons partenaires. En tant que professionnel du droit, vous disposez déjà de solides fondations. Pour tout ce qui touche à l’infrastructure, au numérique et à la conformité, ADNOV se tient à vos côtés pour vous accompagner à chaque étape de votre installation. N’hésitez pas à nous contacter pour concrétiser votre projet dans les meilleures conditions.