Les congés d’été approchent, et il est bientôt l’heure de vous changer les idées. Mais avant cela, avez-vous pensé à prévenir vos clients de votre fermeture estivale ?
Un des moyens les plus simples et efficaces pour communiquer votre absence est votre répondeur téléphonique.
Justement, saviez-vous qu’il vous est possible de personnaliser vos messages audios en toute autonomie avec la solution de Téléphonie ADNOV ?
Pourquoi personnaliser vos messages audios pendant vos absences ?
En cas de fermeture exceptionnelle, vos clients méritent d’être informés. Ainsi, votre répondeur peut prendre le relais pour communiquer la raison de votre absence et les dates précises de votre retour.
Garder le lien avec vos clients
Un message audio personnalisé renforce l’image professionnelle de votre office. Il montre que vous êtes soucieux de la relation client, même en votre absence, et renforce leur confiance.
Clarifier et rassurer
Un message clair et bien structuré permet de transmettre des informations utiles : période de fermeture, démarches à suivre, contact en cas d’urgence, etc. De cette façon, vos clients ne se sentent pas abandonnés.
Gestion efficace du temps
Pendant vos congés, vos messages audios d’absence peuvent répondre aux questions fréquentes et orienter les clients vers les bonnes ressources. Cela permet de traiter les demandes plus efficacement à votre retour.
Les clés d’un message d’absence clair et professionnel
Lors de la configuration de vos messages vocaux, il est essentiel de prendre en compte certains éléments pour assurer une communication claire et professionnelle.
Voici quelques conseils pour un bon message d’absence :
- Indiquer la période d’indisponibilité : mentionnez clairement les dates durant lesquelles vous ne serez pas disponible(s).
- Préciser la raison de l’absence : indiquez la raison de votre absence, comme des congés.
- Fournir un contact en cas d’urgence : si nécessaire, indiquez le nom et les coordonnées de la personne à contacter en cas d’urgence.
- Apporter une touche personnelle : intégrez votre propre style pour rendre le message plus personnel et chaleureux.
Des messages d’absence pour vous inspirer
Message d’absence n°1
« Bonjour, vous êtes bien à l’étude de Maître Dupont. Notre office sera exceptionnellement fermé pour congés d’été du 10 au 20 août inclus. Nous vous invitons à renouveler votre appel à partir du 21 août. Nous vous remercions de votre compréhension et vous souhaitons un très bel été. À bientôt. »
Message d’absence n°2
« Étude de Maître Dupont, bonjour. Notre office sera fermé pour les congés d’été du 10 au 20 août inclus.
Pour toute urgence, vous pouvez nous contacter par email à l’adresse suivante : urgence@contact.fr. Nous vous remercions de votre compréhension et vous souhaitons un bel été. À bientôt. »
Vous souhaitez mettre en place un message d’absence ?
Avec la solution de téléphonie ADNOV, vous disposez d’un outil dédié pour adapter facilement votre standard, en toute autonomie.
Depuis l’interface, vous pouvez :
- Définir et ajuster vos horaires d’accueil
- Enregistrer ou importer vos messages vocaux
- Activer le message adapté à chaque situation
- Programmer une fermeture exceptionnelle (congés, jours fériés, événements…) : le message dédié s’active sur la période souhaitée, puis vos messages habituels reprennent automatiquement
Résultat : des messages vocaux à jour en permanence, gérés en temps réel, en toute autonomie.
Consultez notre FAQ ADNOV Direct pour bénéficier d’un tutoriel et d’informations complémentaires.
Opter pour des messages audios personnalisés est un choix judicieux, qui améliore non seulement votre image professionnelle mais aussi l’expérience de vos clients.
La clarté, la précision et le professionnalisme des messages audios peuvent faire une grande différence dans la façon dont vos clients perçoivent et interagissent avec votre entreprise.
Vous pouvez ainsi offrir une expérience téléphonique optimale à vos clients avec des messages parfaitement maîtrisés.
Si votre étude n’est pas encore équipée de la téléphonie ADNOV, il est encore temps d’optimiser votre relation client. Échangez avec nos experts : une réponse adaptée à vos usages vous sera proposée.